Art. 38. A Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado, vinculada à Diretoria de Planejamento e Administração, é o setor responsável por exercer o planejamento, organização, coordenação e controle dos materiais de consumo e bens permanentes do campus, ao qual compete:
I. planejar, com envolvimento de toda a equipe do setor e em consonância com este Regimento, as ações de cada exercício, tendo em vista as diretrizes contidas no Plano de Desenvolvimento Institucional;
II. implementar as ações do setor, seguindo as orientações da chefia imediata e as normas vigentes que regulam a matéria;
III. atender aos órgãos de controle interno e externo, no tocante às ações que estão sob a responsabilidade do setor;
IV. orientar a comunidade interna e externa, no tocante às ações que estão sob a responsabilidade desse setor;
V. informar-se sobre toda a legislação e normativas internas relacionadas à administração pública, mantê-las à disposição dos públicos interno e externo e esclarecer os interessados a respeito delas;
VI. coordenar a elaboração e a execução do plano de trabalho da Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado;
VII. elaborar projetos básicos e termos de referências para aquisição de materiais essenciais de uso rotineiro, visando à complementação do estoque para atender as unidades do campus;
VIII. auxiliar no controle de saldo das atas de registro de preços daqueles materiais e serviços relacionados à área de atuação;
IX. acompanhar as autorizações de fornecimento de bens emitidas em favor do campus, efetuando as medidas de cobrança de entregas atrasadas ou em desacordo com o pedido, bem como realizar a juntada de documentação para encaminhamento para punição de empresas, quando for o caso;
X. informar ao setor requisitante quando da chegada de material;
XI. conferir, inspecionar, receber e armazenar material adquirido, face às especificações de compras, conforme legislação aplicável e normativos internos;
XII. receber as notas fiscais/faturas de aquisições de materiais e providenciar o ateste;
XIII. encaminhar documentação para pagamento, quando do adimplemento, de acordo com as previsões pactuadas, bem como providenciar procedimentos para glosa, cobrança de multas e execução de garantias;
XIV. registrar a entrada e saída de materiais no sistema de controle adotado pelo IFRO, visando a gestão unificada, mantendo esses registros atualizados;
XV. controlar os estoques de materiais de consumo, com vistas a prevenir faltas e excessos, detectando e informando quando houver demanda superior ou inferior ao estoque de materiais;
XVI. manter relação atualizada dos materiais em estoque para conhecimento dos interessados;
XVII. elaborar mensalmente relatórios de movimentação de materiais em almoxarifado (RMA);
XVIII. classificar, registrar e manter o cadastro dos materiais permanentes (tombamento), bem como daqueles cedidos em comodato por terceiros;
XIX. emitir, controlar e manter atualizados em arquivo os termos de responsabilidade;
XX. controlar a localização e movimentação de material permanente, equipamentos, mobiliários e semoventes;
XXI. controlar a movimentação de material permanente, bem como sua entrada e saída da Instituição;
XXII. elaborar mensalmente relatórios de movimentação de bens (RMB);
XXIII. manter em arquivo os termos de garantia dos equipamentos e bens adquiridos;
XXIV. providenciar o conserto dos bens patrimoniais em garantia;
XXV. instruir, registrar e acompanhar os processos de cessão, doação, permuta, alienação, avaliação e baixa de materiais e bens permanentes do campus;
XXVI. responsabilizar-se pelos processos de desaparecimento e extravios de materiais, conforme legislação e normas internas;
XXVII. auxiliar no levantamento dos bens patrimoniais nas diversas áreas do campus, fazendo o inventário analítico e físico de todos os bens lotados no mesmo, conforme legislação aplicável;
XXVIII. receber e manter sob sua guarda o material inservível ou fora de uso, propondo e providenciando a alienação ou desfazimento;
XXIX. subsidiar as Comissões Permanente de Desfazimento e de Inventário Anual com informações sobre os materiais envolvidos;
XXX. subsidiar a área contábil para desenvolver ações de reavaliação e depreciação de bens;
XXXI. cadastrar os bens imóveis do campus no sistema SPIUnet ou outro que venha a substituir, mantendo os registros atualizados, conforme legislação vigente;
XXXII. responsabilizar-se pelos bens patrimoniais disponibilizados para o setor;
XXXIII. representar o campus nos foros específicos da área, quando se fizer necessário;
XXXIV. sugerir às instâncias administrativas medidas de aperfeiçoamento da organização e do funcionamento da Instituição;
XXXV. alimentar os sistemas de controle físicos e/ou virtuais, relativos ao setor, adotados pelo IFRO e os sistemas governamentais de uso obrigatório;
XXXVI. apresentar, anualmente e sempre que necessário, relatórios de atividades desenvolvidas pelo setor;
XXXVII. planejar e subsidiar os processos de aquisições necessários ao desempenho das atividades do setor; e
XXXVIII. realizar outras ações próprias do setor ou que lhe sejam designadas pela Chefia Imediata.