¶ Envio de empenho ao fornecedor
¶ Recebimento do processo na CPALM
O empenho chega à Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado (CPALM) enviado pela Diretoria de Planejamento e Administração (DPLAD).
O processo é enviado com um encaminhamento listando os empenhos aptos a envio.
O SEI possui opção para envio de e-mail, mas não recomendo o uso em situações críticas como essa.
¶ Organizando os arquivos localmente
Em seguida, precisamos salvar localmente o empenho e a proposta da empresa.
A seta laranja aponta o empenho e a vermelha aponta a proposta.
Basta clicar sobre cada uma delas e no botão de salvar.
Quando são vários empenhos para enviar, sugiro que os arquivos sejam nomeados da seguinte forma:
| Empenho | {PARTE-DO-NOME-DA-EMPRESA}-{NUMERO--DO-EMPENHO} |
| Proposta | {NOME-DA-EMPRESA}-PROPOSTA |
Dessa forma os arquivos ficarão agrupados, facilitando a localização.
No exemplo acima, ficaria assim:
É na proposta da empresa que encontramos o endereço de e-mail para onde enviaremos o empenho.
¶ Escrevendo o e-mail
Para utilizar o modelo de mensagem para envio do empenho:
Clique em Escrever (seta vermelha) → Mais Opções (seta laranja) → Modelos (seta amarela) → Nota Empenho (seta verde)
Na seta vermelha adicione os destinatários.
Na seta laranja informe o número do empenho.
Clique no clip (seta amarela) para adicionar os anexos (empenho e proposta)
Agora é só enviar.
Em seguida, vá na pasta Enviados (seta vermelha) e selecione a mensagem recém enviada (seta laranja).
Clique em Imprimir (seta vermelha)
Selecione:
Salvar como pdf
Layout: retrato
Tamanho: A4
Escala: 100%
Páginas por folha: 1
Margens: padrão
Cabeçalhos e rodapés: sim
Elementos gráficos de plano de fundo: sim
¶ Inserindo pdf do e-mail no processo
Esse pdf precisa ser anexado ao processo no SEI.
Com o processo aberto (clique no número do processo) (seta vermelha), clique em Incluir Documento (seta laranja).
Selecione Externo (seta vermelha).
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Tipo do Documento | E-mail Envio Empenho |
| Data do Documento | Data do envio do e-mail |
| Número / Nome na Árvore | Número do empenho, no formato AAAANE000000, onde AAAA é o ano do empenho com 4 dígitos, NE é padrão e 000000 é o número com seis dígitos com zeros à esquerda quando necessário |
| Formato | Nato-digital |
| Nível de Acesso | Público |
Clique em Escolher Arquivo para fazer o upload do pdf do e-mail.
Depois clique em Confirmar Dados.