O recebimento definitivo se dá mediante a conferência dos materiais recebimentos com a proposta do fornecedor.
Se o material entregue estiver de acordo com o descrito na proposta, o material será recebido.
Se estiver em desacordo, verificar no e-mail se houve autorização para troca.
O fornecedor pode solicitar a troca do material ofertado por outro de características iguais ou semelhantes, caso o material ofertado tenha saído de linha ou esteja momentaneamente indisponível no mercado. O aceite cabe ao Diretor-Geral, mediante consulta ao requisitante.
Caso o material entregue esteja em desacordo e não tenha havido autorização para troca, será necessário notificar o fornecedor (consulte o artigo Notificação de Pendência) e a nota fiscal fica pendente de envio para pagamento até que a entrega seja regularizada.